SISTEM KEARSIPAN
I.
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Seorang pimpinan yang memiliki
intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris
untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat
mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam
menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan
kembali pada saat diperlukan.
Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.
Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.
B. Tujuan
Penulisan
Adapun tujuan daripada penulisan
makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau
teknik-teknik pengarsipan yang baik. Dan juga, tujuan daripada penulisan
makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis, yakni untuk memenuhi
tugas dari mata kuliah “Manajemen Kesekretariatan”.
II. PEMBAHASAN
Sistem
pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf
dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan:
A. Sistem
Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan
arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk
arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim
(surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri/tanda
dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption)
untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
Ø Nama orang
Ø Nama perusahaan/organisasi
Ø Nama tempat/daerah
Ø Nama benda/barang
Ø Istilah subyek atau angka (tergantung sistem
pengarsipan yang dipakai)
Menentukan
ciri/tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit
adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau
bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi
setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode
adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada
lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk
silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang
dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain
yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang:
A.
Petunjuk
silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan
tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang
berisi lebih dari satu masalah.
B.
Petunjuk
silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai
untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang
saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk
mengarsipkan surat adalah:
Ø Membaca surat atau dokumen dengan
teliti dan seksama
Ø Periksa apakah surat sudah disertai
dengan tanda siap untuk disimpan.
Ø Menetapkan caption atau judul surat
Ø Mengindeks tanda pengenal sesuai
peraturan
Ø Membuat petunjuk silang
Ø Memberi kode surat
Ø Menyortir, yaitu memilah-milah atau
mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
Ø Menyusun menurut susunan abjad.
Ø Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan
arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan
yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah:
Ø Filling cabinet; adalah lemari arsip
untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat
kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
Ø Folder; adalah tempat untuk menyimpan
dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map
tetapi tanpa daun penutup.
Ø Guide (petunjuk); merupakan petunjuk
dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan
berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem
Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan
dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang
perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:
1.
Daftar
Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2.
Perlengkapan
menyimpan surat
ü Filling Cabinet
ü Guide
ü Folder
ü Kartu kendali
3.
Pemberian
kode surat
4.
Penyimpanan
surat, dengan cara:
ü Membaca surat untuk mengetahui isi
surat
ü Memberi kode surat
ü Mencatat surat dalam kartu kendali
5.
Menyimpan
kartu kendali.
C. Sistem
Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam:
1. Sistem
nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat
berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang
diperlukan dalam sistem ini adalah:
a.
Perlengkapan
yang diperlukan adalah:
ü Filling cabinet
ü Guide
ü Folder
b.
Daftar
klasifikasi nomor
c.
Kartu
kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar
yang memuat semua kegiatan/masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah
diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga
pembagian yaitu:
Ø Pembagian utama, memuat kegiatan/masalah
pokok dari kantor
Ø Pembagian pembantu, memuat uraian
masalah yang terdapat pada pembagian utama
Ø Pembagian kecil memuat uraian masalah
yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah:
Ø Sebagai pedoman pemberian kode surat
Ø Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan
menyusun tempat penyimpanan surat.
Uraian guide, folder, dan surat dalam
filling cabinet:
Ø Dalam setiap laci filling cabinet
diperlukan 10 guide
Ø Dibelakang setiap guide ditempatkan 10
folder
Ø Surat yang terbaru dalam setiap folder
ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
Ø Surat dibaca lebih dahulu untuk
mengetahui permasalahannya
Ø Memberi kode surat
Ø Mencatat surat kedalam kartu kendali
Ø Mencatat surat pada kartu indeks
Ø Menyimpan surat
Ø Penyusunan surat dalam folder setiap
surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
Ø Menyimpan kartu kendali
2. Sistem
nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan
kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit,
yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu
dipersiapkan adalah:
ü Perlengkapan untuk tempat penyimpanan
surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide),
dan folder (setiap guide 10 folder)
ü Kartu kendali; yang digunakan dalam
sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang
berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan
kembali surat.
Cara
mengindeks nomor kode sebagai berikut:
a.
Dua angka
dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b.
Satu
angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c.
Sisa
seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder
ü Cara penyimpanan surat; surat dengan
nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang
guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem
Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari
Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode
laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang
berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada
dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus
berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan
dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus
ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara
penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem
nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode
(notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem
Geografis/Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah
suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang
menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan
surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak
dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan
sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan
sistem ini:
Ø Perlengkapan yang diperlukan dalam
menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu
kendali.
Ø Penyimpanan surat melalui prosedur:
a.
Melihat
tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut
telah selesai diproses dan boleh disimpan
b.
Membaca
surat
c.
Memberi
kode surat
d.
Mencatat
surat pada kartu kendali
e.
Menggolongkan
surat menurut wilayahnya masing-masing
f.
Menyimpan
surat
g.
Menyimpan
kartu kendali
Ø Penemuan kembali; cara menemukan
kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem
Tanggal (Chronologis)
Sistem
tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat
diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) Yang
diperlukan untuk sistem ini adalah:
ü Perlengkapan yang diperlukan; filling
cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah,
masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
ü Pembagian sistem tanggal:
a.
Pembagian
utama menggambarkan tahun (judul laci)
b.
Pembagian
pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c.
Pembagian
kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
ü Susunan guide dan folder dalam filling
cabinet:
a.
Laci
menggambarkan tahun
b.
Guide
menggambarkan bulan
c.
Folder
menggambarkan tanggal
ü Penyimpanan surat, langkah-langkah
dalam penyimpanan surat:
a.
Menetapkan
kode surat sebelum disimpan
b.
Mencatat surat
pada kartu kendali
c.
Menyimpan
surat.
III. PENUTUP
A. Kesimpulan
Jadi
dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan
arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai:
a.
Sistem
Abjad (Alphabetical Filling System)
b.
Sistem
Perihal (Pokok Isi Surat)
c.
Sistem
Nomor
d.
Sistem
Geografis/Wilayah
e.
Sistem
Tanggal (Chronologis)
IV. GAMBAR